Governance: Ett designsystem är mer än komponenter

När flera produkter delar samma system

När ett designsystem används i flera produkter förändras förutsättningarna. Team arbetar i olika takt, produkter har olika livscykler och nya behov uppstår löpande. Det är en naturlig följd av att systemet används brett.

Med tiden uppstår frågor kring gränsen mellan det som bör vara gemensamt och det som kan vara produktspecifikt. Till exempel när en lösning är så återanvändbar att den hör hemma i systemet, hur förbättringar i en produkt kan komma andra till nytta, eller hur länge äldre lösningar ska leva kvar.

Detta är inte tecken på problem, utan på att systemet används och utvecklas.

Ett komponentbibliotek kan visa hur saker bör göras. Men det kan inte på egen hand styra hur systemet växer när flera produkter och team påverkar det samtidigt. Därför behövs tydliga arbetssätt runt systemet..

Hur ansvar och beslut organiseras i ett designsystem

När ett designsystem börjar användas av flera team räcker det inte att bara definiera vad som finns i det. För att systemet ska fungera över tid behövs också en tydlig governance-modell — alltså hur ansvar, beslut och processer organiseras runt systemet.

I vårt arbete på Intunio ser vi att detta ofta är den punkt där organisatoriska frågor blir lika viktiga som själva innehållet i systemet. När fler team använder systemet behöver ansvar och arbetssätt bli tydliga.

Governance behöver inte vara tungt eller formellt. I grunden handlar det om att göra roller och beslut begripliga i vardagen.

Roller och ansvar – Operating model

Governance blir konkret genom organisationens operating model — hur ansvar och beslut faktiskt fördelas i praktiken.

En liten kärngrupp med huvudansvar

De designsystem som fungerar bäst över tid har nästan alltid en liten kärngrupp som bär huvudansvaret för helheten. I design system-sammanhang beskrivs detta ofta som en centralized model, där en mindre grupp ansvarar för kvalitet, riktning och förvaltning.

Det handlar inte om att kontrollera allt, utan om att ha någon som håller ihop helheten.

Gruppen är vanligtvis tvärfunktionell. Design och utveckling behöver båda vara representerade, eftersom systemet påverkar båda disciplinerna. I vissa organisationer finns även ett produktperspektiv med, särskilt när prioriteringar och roadmap-frågor blir aktuella.

Det centrala är att det finns ett tydligt ägarskap för hur systemet utvecklas och förvaltas.

Produktteam som bidrar och använder systemet

Det är i produktteamen som designsystemet används på riktigt. Det är också där nya behov först märks.

Hållbara modeller gör det möjligt för dessa team att föreslå förbättringar och nya lösningar utifrån verkliga användningsfall. Samtidigt behöver inte varje behov bli en systemändring. Vissa lösningar är rimliga att hålla produktspecifika.

När team känner att deras behov fångas upp och tas på allvar ökar viljan att använda systemet konsekvent.

Detta är kärnan i en fungerande contribution model — hur team bidrar till systemet.

Hur förändringar tas vidare i systemet

Att team kan bidra med behov och idéer är en viktig del av ett levande designsystem. Men för att en contribution model ska fungera i praktiken behöver den också leda vidare till en tydlig change process.

Annars stannar förslag lätt på idéstadiet eller löses lokalt, vilket på sikt kan skapa variationer som är svåra att överblicka.

Fungerande designsystem har därför ett känt sätt att fånga upp förslag, bedöma dem och avgöra vad som ska bli en del av systemet. Det behöver inte vara tungt eller byråkratiskt, men det behöver vara tydligt nog för att team ska veta hur de går vidare.

Alla förslag blir inte systemändringar. Men de behöver bli sedda, värderade och få ett svar. Det skapar förtroende och gör att fler team vill använda systemet istället för att gå egna vägar.

Mogna team arbetar också med:

• release cadence – en förutsägbar rytm för uppdateringar
• versioning – så att större ändringar inte slår sönder pågående arbete

Detta gör systemet mer stabilt och lättare att planera kring.

När ett designsystem fungerar över tid

I vårt arbete på Intunio ser vi att de designsystem som håller över tid sällan är de med flest komponenter, utan de där organisationen runt systemet fungerar väl.

Komponenter och dokumentation är det mest synliga.

Men det som avgör om ett designsystem används och utvecklas konsekvent är hur ansvar, beslut och förändringar hanteras.

När governance-modellen är tydlig, förändringar tas om hand strukturerat och team vet hur de kan bidra, blir designsystemet en central del av produktutvecklingen.

Det är också då designsystemet ger verklig effekt: produkter blir mer konsekventa, interaktioner mer intuitiva och utvecklingen mer effektiv. Team kan återanvända beprövade lösningar istället för att lösa samma problem på nytt.

Det är i slutändan därför organisationer väljer att investera i designsystem.